Apostille, traduzioni, legalizzazioni

In questa pagina

1. La regola: firma autenticata e testo in italiano
2. L'apostille
3. Gli atti dell'Unione europea
4. Gli estratti plurilingue della Convenzione di Vienna
5. Le traduzioni
6. Casi frequenti
7. Fonti

La regola: firma autenticata e testo in italiano

Il testo unico sulla documentazione amministrativa (d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445) stabilisce che le firme sugli atti formati da autorità estere e da valere in Italia sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero, previa legalizzazione, dove occorre, da parte delle autorità locali (art. 33, comma 2). Agli atti redatti in lingua straniera va allegata una traduzione in italiano «certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale» (art. 33, comma 3). Restano salve le esenzioni previste da leggi o accordi internazionali (art. 33, comma 5): la più importante è l'apostille.

L'apostille

La Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 sostituisce la legalizzazione consolare con un unico timbro, l'apostille, apposto da un'autorità designata dallo Stato che ha formato l'atto. Per l'Italia la Convenzione è in vigore dall'11 febbraio 1978. Un atto apostillato in uno Stato che vi aderisce non deve passare dal consolato italiano per la legalizzazione.

Ecco le date da cui la Convenzione si applica in alcuni Paesi di grande emigrazione italiana, secondo la tabella ufficiale della Conferenza dell'Aja (hcch.net):

Non conta l'anno in cui l'atto è stato formato: il manuale sull'apostille della Conferenza dell'Aja precisa che l'apostille può essere rilasciata anche per un atto formato prima che la Convenzione entrasse in vigore nello Stato d'origine, e che la Convenzione non fissa un termine entro cui apporla (par. 92). Un atto canadese del 1950, quindi, oggi si apostilla in Canada. Per i Paesi che non aderiscono alla Convenzione resta la legalizzazione: prima, se richiesta, quella delle autorità locali, poi quella del consolato italiano competente per il luogo in cui l'atto è stato formato.

Gli atti dell'Unione europea

Tra gli Stati membri dell'Unione europea si applica dal 16 febbraio 2019 il regolamento (UE) 2016/1191. I documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro per provare, tra l'altro, nascita, decesso, nome, matrimonio, filiazione, adozione, residenza e cittadinanza, e le loro copie autentiche, sono esenti da ogni forma di legalizzazione e da formalità analoghe (artt. 2 e 4): niente apostille.

Il regolamento ha anche creato i moduli standard multilingue, che si chiedono insieme al documento e servono da supporto alla traduzione: se l'ufficio che li riceve ritiene sufficienti le informazioni del modulo, la traduzione non è richiesta (art. 6). Il modulo non ha valore legale autonomo (art. 8). Inoltre la traduzione certificata eseguita da una persona qualificata secondo il diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri (art. 6, paragrafo 2).

Gli estratti plurilingue della Convenzione di Vienna

La Convenzione n. 16 della Commissione internazionale dello stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976, ha introdotto gli estratti plurilingue degli atti di nascita, matrimonio e morte: sono accettati senza legalizzazione o formalità equivalenti nel territorio di ciascuno Stato che vi aderisce (art. 8). Per l'Italia è in vigore dal 30 luglio 1983; vi aderiscono tra gli altri Austria, Belgio, Francia, Germania, Lussemburgo, Paesi Bassi, Portogallo, Spagna e Svizzera. Se un antenato si è sposato o è morto in uno di questi Paesi, l'estratto plurilingue può evitare apostille e traduzione.

Le traduzioni

La legge offre due strade (art. 33, comma 3, d.P.R. 445/2000): la traduzione certificata conforme dal consolato italiano, oppure la traduzione di un traduttore ufficiale. In pratica ogni ufficio pubblica le sue regole, e vanno lette prima di spendere soldi in traduzioni:

• il consolato generale di San Paolo, per esempio, chiede che tutti i documenti non emessi in Italia siano tradotti da un traduttore giurato e che l'apostille sia apposta sia sull'originale sia sulla traduzione;
• in Italia la traduzione si può asseverare: il traduttore giura davanti al cancelliere di un tribunale o di un ufficio del giudice di pace, oppure davanti a un notaio, di aver bene e fedelmente tradotto (art. 5 del regio decreto 9 ottobre 1922, n. 1366). Le istruzioni degli uffici giudiziari indicano una marca da bollo da 16 euro ogni quattro pagine o cento righe, verbale di giuramento compreso.

1. Chiedi l'atto in copia integrale All'autorità che l'ha formato: è su quella copia che andrà l'apostille.
2. Apostille o legalizzazione Apostille se il Paese aderisce alla Convenzione dell'Aja; altrimenti legalizzazione locale e consolare. Nessuna delle due per gli atti UE coperti dal regolamento 2016/1191.
3. Traduzione Secondo le regole dell'ufficio che riceverà la domanda: certificata dal consolato, di un traduttore ufficiale o giurato, oppure asseverata in Italia.
4. Controllo finale Nomi, date e luoghi della traduzione devono corrispondere all'originale e agli altri atti: vedi nomi e date che non coincidono.

Casi frequenti

• «Il mio atto è degli anni Trenta, prima che il Paese aderisse all'Aja.» Non importa: l'apostille si può rilasciare anche per atti formati prima dell'adesione, purché oggi il Paese aderisca alla Convenzione.
• «Devo apostillare anche l'atto di nascita italiano del mio antenato?» No, per usarlo in Italia o davanti a un consolato italiano: la legalizzazione riguarda gli atti formati da autorità estere. L'apostille su un atto italiano serve solo quando deve essere usato all'estero.
• «Il mio avo si è sposato in Francia.» Francia e Italia aderiscono alla Convenzione di Vienna del 1976 e sono Stati UE: l'estratto plurilingue o il documento con il modulo standard multilingue possono evitare apostille e traduzione.
• «Posso tradurre io i documenti?» La legge richiede la certificazione del consolato o un traduttore ufficiale; alcune istruzioni consolari chiedono un traduttore giurato. Una traduzione fatta da te, senza certificazione, di regola non è accettata.

Fonti

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 33; Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 sull'abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri (tabella dello stato delle adesioni, hcch.net, consultata il 26 settembre 2026) e manuale pratico sull'apostille della Conferenza dell'Aja, par. 92; regolamento (UE) 2016/1191, artt. 1, 2, 4, 6, 7, 8 e 27; Convenzione CIEC n. 16 firmata a Vienna l'8 settembre 1976, art. 8, e stato delle adesioni (ciec1.org); regio decreto 9 ottobre 1922, n. 1366, art. 5; istruzioni degli uffici giudiziari sull'asseverazione delle traduzioni (siti dei tribunali, giustizia.it); istruzioni del Consolato generale d'Italia a San Paolo sui documenti. Verificato il 26 settembre 2026.